Korak po korak
Od otvaranja računa do prvog fiskaliziranog računa i poslanog eRačuna. Svaki korak traje nekoliko minuta.
Početak
Ovih pet koraka dovoljno je da izdate ispravan račun.
Korak 1
Odaberite paket na stranici Cijene i registrirajte se e-poštom i lozinkom. Probni period počinje odmah i ne traži karticu.
Nakon prijave otvara se Moj račun — jedno mjesto s karticama za pretplatu, račune, klijente i postavke.
Savjet
Registrirajte se poslovnom e-poštom: na nju stižu obavijesti o pretplati i računi za nju.
Korak 2
U kartici Postavke naplate upišite naziv, OIB, adresu, e-poštu i žiro račun (IBAN). To su podaci koji izlaze na svaki račun.
Ako niste u sustavu PDV-a, isključite kvačicu U sustavu PDV-a i upišite razlog oslobođenja. Računi tada izlaze bez poreza, s ispisanim razlogom, kako zakon traži.
Pazite
Podaci se prepisuju na račun u trenutku izdavanja. Ispravite ih prije prvog računa, jer izdani račun se poslije ne mijenja nego stornira.
Korak 3
Broj računa ima oblik {redni}-{prostor}-{uređaj}, primjerice 1-POSL1-1. Zato treba barem jedan prostor i jedan uređaj.
Oznaka prostora je ono što ste prijavili Poreznoj (npr. POSL1). Uređaj je naplatno mjesto unutar prostora — ako radite sami, dovoljan je 1.
Savjet
Numeracija teče odvojeno po prostoru i godini, pa dodavanje drugog prostora ne remeti brojeve prvog.
Korak 4
U kartici Klijenti upišite kupca: naziv, OIB, adresu i e-poštu. Rok plaćanja možete postaviti po kupcu; ako ga ne postavite, vrijedi zadani iz postavki.
Kupce možete uvesti i iz CSV datoteke ako ih već imate u drugom programu.
Savjet
Poslovni subjekt s OIB-om eRačun dobiva automatski. Na kartici kupca to možete promijeniti (Uvijek ili Nikad) i, ako je ima, upisati njegovu oznaku u mreži eRačuna.
Korak 5
U kartici Računi odaberite Novi račun, izaberite kupca i upišite stavke. Iznosi se zbrajaju dok tipkate.
Dok je račun nacrt, sve se može mijenjati. Klikom na Izdaj račun dobiva broj i datum i od tog trenutka je zaključan — to nije ograničenje sučelja nego zahtjev propisa.
Pazite
Pogrešan izdani račun se ne briše nego stornira. Storno je novi dokument koji poništava prvi, uz razlog koji upisujete, i tako ostaje trag.
Korak 6
Na izdanom računu odaberite Pošalji e-poštom. Adresa je popunjena s kartice kupca, a možete je promijeniti — račun često ide knjigovođi, ne osobi s kartice.
Kupac dobiva PDF u privitku i poveznicu na kojoj račun može preuzeti bilo kada. Na kartici Isporuka vidite kada je poruka otišla, kome i je li prošla.
Ako želite da račun odlazi sam čim ga izdate, uključite kvačicu na obrascu.
Savjet
Poruka stiže s naše adrese, a odgovor ide na vašu — tako pošta prolazi provjere umjesto da završi u neželjenoj.
Zakonske obveze
Dvije stvari koje se postavljaju jednom, a poslije rade same.
Korak 1
Nabavite aplikativni certifikat u FINA-i (glasi na OIB vaše tvrtke). U postavkama poslovnog prostora učitajte datoteku i upišite lozinku — lozinka se sprema šifrirano, a certifikat stoji izvan javnog dijela poslužitelja.
Uključite kvačicu Fiskaliziraj i upišite OIB operatera. Od tog trenutka svaki izdani račun dobiva zaštitni kod (ZKI) i jedinstveni identifikator (JIR), i oba se ispisuju na PDF-u.
Savjet
Prije prvog pravog računa ostavite kvačicu <em>Testno okruženje</em> uključenu i izdajte probni račun. Tako provjeravate lanac bez posljedica.
Pazite
Sustav javlja istek certifikata trideset dana unaprijed. Ne ignorirajte tu obavijest — istekli certifikat zaustavlja fiskalizaciju.
Korak 2
eRačun ide preko informacijskog posrednika. U postavkama upišite vjerodajnice svog pristupa kod posrednika i oznaku tvrtke.
eRačun ide kupcu koji je poslovni subjekt s OIB-om, a na kartici kupca to se može promijeniti. Nakon izdavanja računa sustav sam gradi dokument prema normi EN 16931 i HR CIUS-u, provjerava ga i predaje posredniku. Status pratite na samom računu: poslano, isporučeno, prihvaćeno ili odbijeno.
Savjet
Svaka stavka treba KPD oznaku. Zadanu postavite kod tvrtke pa je ne morate upisivati na svaki račun.
Pazite
Ako validator odbije dokument, na računu piše koje je pravilo prekršeno. Ispravite podatak i pošaljite ponovno — kupcu ništa nije otišlo.
Svakodnevni rad
Korak 1
Kad novac sjedne na račun, otvorite ga i odaberite Knjiži uplatu. Ponudi se ostatak duga, ali iznos i datum mijenjate — djelomična uplata se upisuje kao i svaka druga.
Svaka uplata ostaje zapisana sa svojim datumom, pa se poslije zna kada je novac stvarno sjeo, a ne samo kada zadnji put.
Plaćen račun ispada iz popisa dospjelih i opomene za njega prestaju istog trenutka.
Savjet
Ako je kriva samo jedna stavka, umjesto storna cijelog računa izdajte odobrenje — izvornik ostaje izdan i fiskaliziran.
Korak 2
U Postavkama naplate → Opomene upišite dane nakon dospijeća, primjerice 3, 10, 30. Svaki broj je jedan stupanj, a ista opomena ne ide dvaput.
Uz osnovni tekst možete dodati svoju poruku — npr. broj telefona za dogovor o obročnom plaćanju. Račun ide u privitku.
Opomene šalje pozadinski posao jednom dnevno ujutro, pa rade i kad niste prijavljeni.
Savjet
Kupcu s kojim ste dogovorili odgodu opomene možete isključiti pojedinačno, bez diranja ostalih.
Korak 3
Na popisu računa odaberite razdoblje pa Izvoz. CSV nosi stope PDV-a, dug, dane kašnjenja i vezu storna s izvornikom — sve što knjigovođi treba.
Klijente izvozite s njihove kartice, a novi popis uvozite iz CSV-a: prije upisa dobivate pregled koliko je novih, koliko dopuna i što se preskače i zašto.
Knjigovođi možete otvoriti i vlastiti pristup umjesto slanja datoteka — pozovite ga u Postavke naplate → Tim.
Korak 4
U postavkama izdajte API token. Prikazuje se jednom — spremite ga odmah, jer se u bazi čuva samo njegov otisak.
Token vrijedi samo za vašu tvrtku. Račun izdan preko API-ja prolazi isti put kao ručni: numeracija, fiskalizacija i eRačun rade jednako.
Pazite
Token je jednak lozinci. Ne stavljajte ga u kod koji ide u preglednik ni u javni repozitorij.
Kad posao naraste
Korak 1
Ponuda se izdaje kao i račun, u kartici Ponude. Ima svoj niz brojeva (P-1-POSL1-1) i rok valjanosti umjesto roka plaćanja, a Poreznoj se ne prijavljuje.
Kad je kupac prihvati, jednim klikom nastaje račun s vlastitim brojem. Ponuda ostaje kakva je bila — kupac ju je već dobio.
Savjet
Iz iste ponude ne mogu nastati dva računa; sustav to spriječi.
Korak 2
U Postavkama naplate → Tim upišite adresu kolege. Dobiva poziv na kojem sam postavlja lozinku — lozinku mu nikad ne šaljete.
Uklanjanje člana mu oduzima pristup, ali računi koje je izdao ostaju vezani na njega.
Pazite
Broj korisnika ograničava paket, a u limit se broje i pozivi koji još čekaju odgovor.
Korak 3
U Postavkama naplate → Brend i domena birate naziv, boju i poddomenu. Poddomena radi odmah, bez podešavanja DNS-a.
Enterprise paket dodaje vlastitu domenu: upišete je, kod svog davatelja domene postavite A zapis na našu adresu, pa kliknete provjeru. Dok DNS ne proradi, poddomena radi normalno.
Korak 4
Svaki kupac ima svoju poveznicu na kojoj vidi sve svoje račune i preuzima PDF-ove. Nema prijave ni lozinke — poveznica je jedina tajna, pa je pošaljite samo njemu.
Kad zatreba, poveznica se opozove izdavanjem nove; stara od tog trenutka prestaje raditi.
Pomoć
Storniraite ga i izdajte novi. Storno je zaseban dokument koji poništava prvi; izdani se račun ne smije mijenjati ni brisati.
Račun je svejedno izdan sa zaštitnim kodom, kako zakon dopušta. Prijava se ponavlja automatski, a JIR se upisuje čim stigne. Na računu vidite i poruku o grešci ako je bilo.
Na računu piše koje je pravilo prekršeno — najčešće nedostaje KPD oznaka stavke ili podatak o kupcu. Ispravite i pošaljite ponovno; kupcu ništa nije otišlo.
Sustav javi koje je ograničenje i koliko iznosi. Paket se mijenja u kartici Nadogradnja i vrijedi odmah.
Možete, u Enterprise paketu. Svaka tvrtka ima svoje prostore, numeraciju i certifikat.
Javite se preko stranice Kontakt. Za Pro i Enterprise pomažemo i oko prijenosa podataka iz starog programa.
Pitajte i dopunit ćemo upute. Pitanja koja se ponavljaju najčešće znače da nešto u sučelju treba popraviti.
